Juni 2025

Power Automate: automatisera godkännandeflöden i Teams

Godkännanden för inköp, ledighet eller dokument publiceras ofta i mejl där historik spåras dåligt. Med Power Automate kan ni skicka tydliga förfrågningar direkt i Microsoft Teams, samla svar och uppdatera listor eller ärendesystem automatiskt. Användare får en konsekvent upplevelse och ni får revisionsspår.

Starta från mall eller tom flöde

I Power Automate väljer ni utlösare, till exempel när ett nytt objekt skapas i SharePoint eller ett formulär skickas. Lägg till åtgärden Starta och vänta på godkännande och välj typen Godkänn eller Avvisa i Teams. Tilldela enskilda personer eller en grupp beroende på hur ni organiserar ansvar.

Notifieringar och uppföljning

Standardåtgärden skickar adaptivt kort till Teams med sammanfattning av ärendet. Lägg till fördröjning och påminnelse om svar uteblir inom angiven tid. Vid godkännande kan flödet uppdatera status i Dataverse, skicka bekräftelse till beställaren och trigga nästa steg som att skapa en fakturarad i ett annat system via koppling.

Villkor och grenar

Använd villkor för beloppstrappor: under en viss gräns räcker en chef, över gränsen läggs till ekonomi. Parallella godkännanden passar när flera avdelningar måste säga ja oberoende av varandra. Sekventiella steg passar strikt hierarki. Testa varje gren med testdata innan produktion.

Loggning och efterlevnad

Skriv godkännarens namn, tidpunkt och kommentar till en logglista eller ärende så att revision blir enkel. Aktivera lösningsmedvetna flöden om ni behöver flytta mellan utvecklings och produktionsmiljö. Begränsa vem som får redigera flödet efter go live.

Ett väl utformat godkännandeflöde minskar mejlbrus och gör beslut sökbara långt efteråt.

Test och lansering

Skapa ett testteam där godkännare medvetet godkänner och avvisar exempelärenden innan hela organisationen berörs. Verifiera att mobilapp och webb visar samma information i kortet. Efter lansering, samla feedback under två veckor och justera texter så att beslutsunderlaget är självförklarande även för vikarier.