Februari 2025

5 tecken på att ni betalar för mycket för era Microsoft-licenser

Microsoft 365 och Azure kan snabbt bli en av de största återkommande kostnaderna i IT-budgeten. Många organisationer betalar för kapacitet de inte använder eller har dubblerade köp utan att veta om det. Här är fem tydliga signaler att det är dags att granska licensläget.

1. Dubbellicensiering

Om samma person har både separat antivirus, mötesverktyg och filsynk utanför Microsoft samtidigt som ni betalar för E5, betalar ni troligen två gånger för liknande funktion. Kartlägg funktionsöverlapp och standardisera där det är säkerhetsmässigt rimligt.

2. Outnyttjade E5-funktioner

Avancerad compliance, automatiserad utredning och vissa analytiska verktyg kräver både licens och kompetens. Om ingen äger aktivering och adoption, kan lägre nivå eller mixade SKU:er passa bättre. Mät faktisk användning, inte bara att funktionen finns i portföljen.

3. Felaktiga tilldelningar

Avdelningslicenser som följer gamla organisationskartor, konsulter som behåller full suite efter projektslut eller konton utan aktiv inloggning kostar pengar varje månad. Kör regelbundna granskningar mot HR-data och inaktivitet i Entra ID.

4. Föräldralösa licenser

Resursprenumerationer eller volymnycklar utan tydlig ägare i finans eller IT tenderar att förnyas automatiskt. Kräv beställar-ID och kostnadsställe för varje köp, och stäm av mot fakturor kvartalsvis.

5. Missad Azure Hybrid Benefit

Om ni har Software Assurance eller motsvarande rättigheter men inte använder Hybrid Benefit i Azure, betalar ni Windows Server eller SQL till full molnpris utan att behöva. Aktivera och dokumentera så revisorer ser kopplingen.

Arbetsmetod för hållbar kontroll

Sätt en återkommande kalenderpunkt där ni stämmer av Microsoft 365 mot faktisk headcount, granskar inaktiva konton och jämför köpta paket med faktisk användning i Entra och adminportaler. Involvera ekonomi tidigt så licensändringar inte fastnar i oklar ägarstruktur.

Dokumentera beslut om uppgraderingar: om ni går till E5, vilka funktioner ska aktiveras inom 90 dagar och vem som ansvarar för adoption. Utan det blir ofta dyra paket som bara utnyttjas till en bråkdel.

Långsiktigt lönar det sig att koppla licensdata till onboarding och offboarding så att tilldelningar följer personalens livscykel automatiskt där det går. Det minskar både administrativ börda och risken att glömda konton behåller dyra paket. Jämför också era faktiska behov av Power Platform och avancerad säkerhet mot det ni betalar för i topp-SKU:er. En licensgenomlysning ger ofta snabb ROI och tydligare styrning. Nordvide hjälper er sammanställa nuläge, förhandlingsunderlag och en hållbar modell för framtida tillväxt.